Совсем скоро бумажные трудовые книжки будут постепенно заменены на новые — электронные. Что является основанием для такой перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? Предлагаем вам ответы на самые актуальные вопросы.
— Почему мы в принципе переходим на электронные трудовые книжки?
— Во-первых, для этого созрели предпосылки. Большинство россиян пользуются Интернетом, у всех есть мобильные телефоны и электронная почта. В нашу жизнь вошли электронные билеты на поезда и самолеты, безналичные расчеты в магазинах, даже электронный дневник в школе. То есть люди умеют всем этим пользоваться. Во-вторых, уже есть вся нужная инфраструктура, которая позволяет эти данные обрабатывать, передавать и защищать.
Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали существовать уже несколько лет назад, их заменили электронные базы данных.
— Какие недостатки есть у бумажных книжек?
— Во-первых, это неудобно. И для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку — придётся всю информацию восстанавливать. Для многих это становится большой проблемой. Во-вторых, человеческий фактор — неправильно внесённые записи работниками кадровых служб. Такое часто бывало в 90-х, да и сейчас иногда происходит. В-третьих, бумажный носитель легче подделать.
Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать будет проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.
— Что именно выгодно гражданам? — Простой пример. Вам понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то ещё. Сейчас вы идёте в кадры и просите её сделать. Это не всегда быстро — по закону в течение трёх дней. Eсли всё будет в цифровом виде, то через личный кабинет на сайте ПФР вы эту же услугу получите за минуту. Сможете сразу распечатать выписку или отправить её по электронной почте в любую организацию. И её везде примут. Плюс сможете оформить пенсию дистанционно. Не нужно будет в качестве подтверждения приносить трудовую книжку.
— В чём выгода работодателя? — Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги. Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчётности. В-третьих, сотрудники их заполняют вручную. В-четвертых, если что-то произойдёт, их придётся восстанавливать, а это целая процедура, которую обязаны пройти работодатели.
— Но ведь одно дело — заполнить от руки, а другое — установить новое приложение и разобраться, как оно работает. Плюс дополнительные деньги заплатить наверняка…
— Отчётность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить. Организации, где меньше 25 сотрудников, смогут воспользоваться кабинетом страхователя у нас на сайте. Они смогут эту информацию просто отправлять онлайн — как по электронной почте.
— Надо ли будет следить за своей трудовой книжкой — правильно ли её заполняет работодатель?
— Тут каждый сам решает. Например, вы же сейчас за ней не следите. Она лежит в сейфе в отделе кадров и требуется, только когда вы переходите на другое место работы или вам нужно сделать копию. За электронной трудовой можно будет следить онлайн и даже сохранять себе на компьютер. Собственно, в отношении ваших пенсионных прав это можно делать уже сейчас.
— Как именно следить за пенсионными правами?
— Через личный кабинет на сайте ПФР. Дополнительно регистрироваться для этого не нужно. Просто вводите логин и пароль, полученный при регистрации на портале госуслуг. Большинство граждан уже имеют там подтверждённую учётную запись. И могут посмотреть, сколько страховых взносов за них перечислил работодатель, и сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов у них уже накопилось для оформления пенсии.
— Что в скором времени поменяется? — Пока ничего не меняется. Сейчас идёт стадия правового обоснования. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде.
Для граждан действует переходный период — один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку или нет. Eсли человек не напишет такого заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Eсли работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, препятствий не будет. Для этого работник в течение 2020 года должен
написать работодателю заявление в произвольной форме о продолжении ведения бумажного документа. В этом случае трудовая книжка остаётся в отделе кадров и работодатель будет и в электронном виде информацию отправлять, и в бумажном дублировать.
Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.
— Какая роль отводится управлениям Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется?
— С 1 января все компании начнут ежемесячно представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда дополнительную информацию о трудовой деятельности своих работников. В электронной трудовой книжке будут содержаться данные о приёме, увольнении и переходе на другую должность, занимаемая должность (профессия), а также номера приказов о кадровых изменениях.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия организаций с территориальными органами Пенсионного фонда.
С 1 января 2021 года такая информация в случаях приёма на работу или увольнения должна будет отправляться не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении.
— Как будет защищена информация? Вдруг какие-нибудь хакеры получат к ней доступ и сотрут все данные?
— Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Мы соблюдаем все требования по защите информации. При этом функцию по введению персонифицированного учёта пенсионных прав граждан мы ведём с 1997 года. То есть в Фонде накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. У нас есть и специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных.
— Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
— Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учёта.
— При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
— Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
