Текущий год стал годом активного внедрения в донских ЗАГСах инструментов бережливого производства. О том, как это происходило, мы побеседовали с начальником управления ЗАГС ростовской области Ольгой Исаенко.
— Ольга Викторовна, расскажите, с чего все началось? И как обстоят дела сейчас?
— До конца года все органы ЗАГС Ростовской области, включая управление ЗАГС, станут «бережливыми». А началась работа в 2020 году на базе трех пилотных отделов г. Волгодонска, Волгодонского и Октябрьского районов области — там были организованы «бережливые ЗАГСы» в рамках регионального проекта «Эффективный регион». Благодаря оптимизации процессов пилотные отделы ЗАГС на 30% сократили время предоставления услуг, были созданы комфортные условия для граждан, а рабочие места сотрудников были организованы по системе 5С: все находится под рукой, везде порядок. И главное — получение услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния стало для посетителей более понятным, удобным.
— «Эффективный регион» — это региональный проект, и в органах ЗАГСах он реализуется через ведомственные проекты, верно? Какие они?
— У нас реализуются четыре ведомственных проекта: «Корпоративная культура», «Бережливая бухгалтерия», «Апостиль», «Интерактивный ЗАГС». Проект «Интерактивный ЗАГС», например, помогает нашим гражданам в доступной форме получить информацию обо всех услугах ЗАГСов. На сайте управления размещены видеоролики, рассказывающие о каждой услуге по линии ЗАГС. В результате человек обращается к нам абсолютно подготовленным, ему уже не требуются дополнительные консультации.
«Бережливая бухгалтерия» позволяет оптимизировать наши внутренние процессы, связанные с бухгалтерской отчетностью органов ЗАГС.
Проект «Апостиль» подразумевает сокращение предоставления государственной услуги по проставлению штампа «Апостиль» на документы, подлежащие вывозу за границу, с 38 до 15 минут. При этом мы сделаем возможным подачу заявления и оплату госпошлины через портал госуслуг.
— А в заслуги проекта «Корпоративная культура» можно, наверное, записать заметное новшество — яркий и стильный дресс-код сотрудников? Как выбирали фирменный цвет?
— Дресс-код обязательно применяется при приеме граждан. Фирменный стиль в одежде — это темный низ, белый верх и небесно-голубой шейный платок с эмблемой, а также бейдж с указанием ФИО и должности сотрудника. Цвет платка выбирали всем коллективом. Было обсуждение, голосование, и большинство голосов было отдано именно этому цвету. Но, вообще, проект «Корпоративная культура» очень многогранный: в него входит не только дресс-код, но и соблюдение «Кодекса этики», использование корпоративной символики, организация рабочего пространства, антикоррупционный стандарт, даже стандарт телефонных разговоров и многое другое. Например, в каждом ЗАГСе на самом видном месте размещена наша миссия: «Мы создаем и надежно сохраняем бесценный архив человеческих судеб».
— Расскажите, пожалуйста, о таком элементе проекта «Интерактивный ЗАГС», как «Электронная доска почета».
— «Электронная доска почета» размещена на сайте управления ЗАГС. На ней указываются отделы ЗАГС, занимающие лидирующие места в рейтинге выполнения показателей эффективности органов ЗАГС Ростовской области. Мы не просто размещаем фото лучших коллективов — мы пишем, чем они отличились от других, в чем заключаются их заслуги. Чтобы попасть в это число, нужно занять первые места в рейтинге эффективности, и отделы ЗАГС оцениваются по многим критериям и показателям ежеквартально.
Безусловно, отделы ЗАГС стремятся быть лучшими среди своих коллег. Борются, соревнуются, стараются достичь целевых показателей, отработать без жалоб, внедрять инновационные методы работы.
— А интерактивные услуги — они, очевидно, в условиях пандемии и сейчас оказались востребованными?
— Я уже упоминала «Интерактивный ЗАГС» — раздел на нашем сайте, который является частью системы интерактивного правового просвещения и информирования граждан. Кроме сайта мы, как и многие государственные структуры, активно ведем аккаунты в социальных сетях. Там мы также размещаем ролики, и у них, кстати, просмотров больше, чем у текстовых сообщений. На сегодняшний день управление ЗАГС представлено в Instagram, ВКонтакте, Twitter, Facebook, Одноклассники. Eжедневно в официальных сообществах публикуется информация о деятельности управления ЗАГС Ростовской области, а также о событиях в нашей отрасли. Мы поддерживаем открытое общение со всеми гражданами.
Создание «бережливых ЗАГСов» позволит повысить качество административных процессов и государственных услуг.
Начальник управления ЗАГС Ростовской области Ольга Исаенко отмечает, что услуги ЗАГС сейчас получать удобно и безопасно -развиваются онлайн-сервисы, а работники соблюдают все санитарные требования
