С чем у вас ассоциируется понятие «архив»? Eсли на ум приходит исключительно что-то безнадёжно устаревшее и не очень-то нужное — вы глубоко заблуждаетесь. Современное архивное дело активно развивается и модернизируется. А ещё в этой отрасли не только не теряют связи с сегодняшним днём, но и думают на перспективу, ведь в архивах прошлое служит и настоящему, и будущему.
10 марта сотрудники архивов отметят свой профессиональный праздник, а для наших земляков он будет двойным — в 2020 году архивной службе Ростовской области исполняется сто лет. Десятки тысяч дел о жизни нашего города с 1943 года находятся в ведении архивного отдела администрации города, и в преддверии праздника мы побеседовали с его начальником И. А. ЛАГУТИНОЙ.
— Ирина Александровна, каков объём городского архива?
— Архивный отдел хранит 120 фондов и более 43 тысяч дел. Нам отведено 13 хранилищ в здании администрации и по ул. Пивоварова, 51-а. Объём архивных документов ежегодно увеличивается на 500-1000 дел.
— Верно ли, что архивный отдел чаще всего взаимодействует с гражданами по запросам социально-правового характера?
— Да, причём востребованность сведений постоянно растёт. В основном, это запросы о подтверждении трудового стажа, заработной платы, условий труда и так далее. К сожалению, последствия безответственного отношения к ведению документации предприятиями и организациями влияют на жизнь людей даже спустя много лет. Часто, принимая документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций, мы решаем проблемы их физической сохранности, так как до этого бумаги хранились в сырости, рвались, пачкались, склеивались скотчем. Не говоря уже о том, что на нас ложится упорядочение брошенных документов, начиная от подшивки, заканчивая описью.
Eсли на предприятиях информация вносилась небрежно (допущены ошибки в фамилиях, не расшифрованы инициалы, сокращенно записана профессия и так далее), то подготовленная справка может не устроить ни заявителя, ни ведомство, для которого нужны сведения. Это очень неприятная ситуация, часто ведущая к несправедливым обвинениям в адрес архивистов, поэтому мы бы очень хотели, чтобы руководители всех предприятий понимали: за каждой, на первый взгляд, незначительной бумагой стоит судьба конкретного человека.
— Насколько изменилась архивная служба с распространением информационно-компьютерных технологий?
— Мы работаем с программным обеспечением — базой данных «Архивный фонд» версия 5, которая включает все фонды, поступившие на хранение в архивный отдел и может использоваться как научно-справочный аппарат для поиска документов, автоматического формирования справочников, размещения информации в Интернете. В архивном отделе имеется два визуализатора, позволяющих оцифровывать архивные документы. Это довольно длительный процесс, но плановые показатели мы выполняем. Также хотелось бы обратить внимание на то, что мы принимаем запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте, через МФЦ и от УПФР, что намного удобнее для граждан.
— Как ранее сообщалось администрацией города, правительство Ростовской области рекомендует рассмотреть возможность строительства в Каменске модульного здания для архива.
— Здание, где мы могли бы объединить фонды, сейчас находящиеся в разных частях города, действительно нужно. В силу строгих требований к зданиям и помещениям архива мы не можем занимать любое помещение подходящей площади, а это не менее 500 квадратных метров. Муниципальный бюджет очень ограничен, но работа над этим вопросом идёт, и я думаю, что в перспективе оптимальное решение будет найдено.
— Расскажите, пожалуйста, о коллективе отдела.
— Коллектив немногочисленный: под моим руководством трудятся три специалиста. Мария Владимировна Ковалёва занимается документами постоянного хранения и отвечает за делопроизводство архивного отдела, а это большой объём работы, с которым она прекрасно справляется. Eкатерина Владимировна Харламова и Ольга Семёновна Загарулькина работают с документами по личному составу — труд очень кропотливый, требующий внимания и отнимающий много времени. Все сотрудники очень ответственные, добросовестные, преданные делу, и я уверена в их высоком профессионализме на все сто! В преддверии профессионального праздника от всей души желаю сотрудникам отдела и всем, кому не безразлична судьба документального наследия нашего города, дальнейших творческих успехов, интересных наход
ок и открытий, мира в семьях и благополучия!
— Спасибо за беседу.
***фото:
